Antigamente, para ter um documento, era preciso escrever em um papel com tinta e depois, com as máquinas de datilografar. Para ser um documento oficial, precisávamos ir ao cartório registrá-lo. Hoje tudo mudou! Hoje em dia, contratos são assinados com o poder de um clique. O mundo mudou e a maneira como você gera e guarda seus documentos também. Estima-se que o ser humano já produziu, nos últimos dois anos, um volume de dados maior do que TODA a informação produzida desde o início da humanidade. Isso é incrível, mas também assustador. Em um mundo onde a informação é produzida e compartilhada de maneira viral e instantânea, é comum nos perguntarmos como organizar nossos documentos digitais. Por este motivo, trouxemos algumas dicas de como você pode organizar aquele mundo de documentos que você vai salvando loucamente no dia a dia e quando assusta, seu computador está travando sem memória.

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1 – Primeiramente, o descarte

Você precisa saber o que fica e o que vai embora do seu computador ou da sua nuvem. Você não precisa eliminar todos os documentos inúteis de uma vez, mas terá que acabar esta tarefa algum dia. Coloque um prazo para eliminar todos os documentos que não te servem mais, como um modelo de currículo, uma imagem que você salvou para enviar em um e-mail. Deve ir para o lixo todo arquivo que foi utilizado apenas uma vez ou que você tem dúvida se vai usar novamente. Se o arquivo puder ser baixado novamente, então, elimine-o sem peso na consciência.Você pode traçar uma meta para eliminar 10 arquivos por dia. Ao final de um mês, terá excluído 300 arquivos!! O importante é começar e ter um prazo para acabar. Determine um prazo para alcançar sua meta e distribua a quantidade de arquivos que vai descartar por dia.

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2 – Agrupe os documentos por área

Se você fosse montar uma pasta com seus documentos físicos, colocaria os atestados, exames e laudos todos na mesma pasta. Pense no computador como uma pasta física, só que virtual. Não importa se os seus dados sobre  saúde estão em uma planilha do excel e seus resultados de exame em um documento PDF. Coloque-os todos na mesma pasta. Nesta etapa, pode ser que você perceba que faz sentido organizar os documentos de uma maneira diferente. As contas pagas por exemplo, podem ser agrupadas por mês de vencimento, ao invés de serem separadas por outra característica. Você tem a total liberdade de organizar seus arquivos como quiser, mas lembre-se, procure por PADRÕES entre os documentos que serão armazenados na mesma pasta. Se houver um padrão entre eles, a chance de um modelo de organização, desenvolvido por você, funcionar é enorme.

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3 – Escolha termos lógicos, objetivos e compactos

Quando nomeamos um arquivo, pensamos apenas em encontrá-lo. Entretanto, o recurso de nomear documentos pode servir para mais que isso. Ao dar nome a arquivos virtuais, podemos inserir informações que nos façam deduzir algum contexto daquele nome. Ao ver o arquivo “NF 1000-20 – Casamento da Anitta – Cadeiras” podemos deduzir algumas informações, como por exemplo:

  • A sigla NF é usada no mercado para representar o termo “Nota Fiscal’, portanto é um documento fiscal
  • A nota fiscal é o número 1000, emitida no ano de 2020 (1000 significa o número de série da nota fiscal e 20 o ano em que foi emitida)
  • O evento para o qual a nota foi emitida foi para o casamento da Anitta
  • Os objetos contratados foram cadeiras

Todas estas informações estão representadas no nome do documento virtual. Por isso é tão importante que o nome contenha informações objetivas, lógicas e que representem informações ou contextos maiores.

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4 – Crie um padrão nomear seus arquivos

Seguir um padrão para nomear seus arquivos é essencial. Quando olhamos para a tela do computador, precisamos identificar com rapidez os documentos, sem perder tempo procurando. A busca em sistemas de informação é muito avançada, porém, se você não nomear seus arquivos da maneira correta, terá dificuldade em localizar seus arquivos, perdendo muito tempo.
Um bom exemplo é quando você começa a digitar um resumo no editor de texto, o salva no computador, mas não o renomeia. Quando isso acontece, o editor de texto salva o arquivo com o nome da primeira frase escrita no documento. Em geral, você escreve informações genéricas no início do documento, como o nome da universidade onde estuda ou o nome da disciplina que está cursando. Um belo dia, na pressa, você encontra os seguintes arquivos na sua nuvem: “PUC MINAS”, “Tópicos em Hematologia I”, “Anitta Cerqueira”. Pronto! Lá vai você abrir arquivo por arquivo para descobrir qual o documento correto.

Além de escolher termos que representem bem o documento através do seu nome, é importante criar um padrão para documentos que pertençam a um mesmo assunto ou área. Se você tem 7 resultados de exames salvos no computador, identifique que aqueles documentos são resultados de exame. Fazendo isso, os arquivos nomeados de forma padronizada serão os primeiros que seus olhos irão procurar quando você estiver buscando algum resultado em específico. Vou dar exemplos, para não ficar tão teórico, ok?

  • Exemplo de nomes difíceis de serem localizados:
    • São Marcos – Hemograma
    • São Marcos
    • Exame de sangue
    • Sangue 2
  • Exemplo de nomes fáceis de serem localizados:
    • Resultado – Hemograma completo – fev.2018
    • Resultado – Urina rotina – mar.2018

Viu como o segundo exemplo é mais estruturado, fazendo com que seus olhos encontrem mais rápido a informação?

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5 – Diferencie com o que eles tem de diferente, mas dentro de uma categoria

Padronizar é importante? SIM! Mas sabe o que complementa perfeitamente a padronização? A diferenciação dos arquivos. Como no exemplo acima, vimos que os exames são diferentes, mas dentro de uma característica de informações. Enquanto um exame é um hemograma, o outro é de urina. Mesmo sendo exames diferentes, em que agrupamento eles estão? No agrupamento de TIPOS DE EXAME. Já o mês em que foram realizados também são diferentes, mas ambos são meses. Se no primeiro você colocasse a informação do mês quando um exame foi realizado e no outro, o dia, provavelmente você ficaria bastante perdido para encontrar o arquivo.
Padronize, mas diferencie dentro do padrão.

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E as pastas?

Para organizar as pastas do seu computador ou da nuvem, identifique se há pastas que podem ser eliminadas. É comum, na correria, criarmos pastas desnecessárias. A pasta  virtual deve funcionar como uma pasta física, então, pense desta forma: eu colocaria uma pasta vazia dentro de outra pasta? Se a resposta é não, então não reproduza isso no ambiente virtual! Para os nomes, as pastas representam uma flexibilidade maior. Com o exemplo dos exames, você pode criar uma pasta para “Saúde”, dentro dela uma para “Exames” e dentro desta duas subpastas: “Resultados” e “Acesso”. Se achar que há necessidade de criar mais subpastas, crie, mas lembre-se de deixar sua interação com o computador fácil e rápida. Se você gastar 1 minuto abrindo 11 pastas e ao invés disso, pode nomear seus arquivos de maneira organizada e gastar apenas 10 segundos procurando pelo nome do documento, opte por reduzir o número de pastinhas.
Na computação, assim como na vida, menos é mais. Simplifique!

Organizei, e agora?

Agora você deve tratar seus documentos para que eles não virem a bagunça que estavam antes de organizar tudo. Se você está sem tempo para nomear ou mesmo criar um novo padrão de nomenclatura para um grupo de arquivos, crie uma PASTA DE TRATAMENTO. Nesta pastinha, você irá colocar todos os documentos que tiveram que esperar por algum motivo. Seja pela pressa, seja porque você não encontrou o nome ideal para dar àquele arquivo. Um vez por semana, cuide da sua pasta de documentos em tratamento, organizando e nomeando, como você fez com todos os itens antes.

Se você curtiu esse post, compartilhe. Informação boa é informação compartilhada! 😉

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