Para ser recuperada rapidamente e sem estresse, a informação precisa ser tratada e organizada. Um dos tratamentos que damos a informações digitais é o ato de nomear arquivos no computador (ou tablets e smartphones). Mas, você sabia que as pessoas cometem grandes erros ao tentar nomear seus arquivos no dia a dia no trabalho?
Para isso, o Ficou Ótimo trouxe aqui os maiores erros para te ajudar a não cair nessas armadilhas do dia a dia corporativo.

1 – Escolher palavras-chave ruins

O nome de um arquivo é como o índice de um livro: deve conter uma prévia do que você vai ler quando abrir aquilo. Dessa maneira, a melhor maneira de você garantir que seu tempo será poupado ao procurar um documento no computador é escolher boas palavras para representar seu arquivo. Quando você salva um resumo que foi desenvolvido para uma disciplina na faculdade, é interessante que você escolha palavras que vão indicar que aquele arquivo no seu computador é o trabalho que você está procurando, como neste nome:
  • “Resumo – Introdução à cartografia – Estêvez”

A maneira como o arquivo foi nomeado nos mostra as seguintes informações:

  • Qual o tipo de trabalho (um resumo)
  • Sobre qual livro é o resumo (Introdução à cartografia)
  • Quem é a autora do livro (Estêvez)
Agora veja um exemplo de nome que não deixa claro do que se trata o documento.
  • “Resumo de Cartografia”
Pensando que “Cartografia” é o nome da disciplina, todos os resumos que serão desenvolvidos durante o semestre, serão resumos de cartografia, concorda? Neste caso, o nome do arquivo não ajuda quem o salvou a identificar do que se trata, fazendo com que a pessoa tenha que abrir o arquivo para ver do que se trata. Imagine que um aluno tenha que fazer 10 resumos desta mesma disciplina. Caso ele utilizasse este nome genérico, ele teria que abrir 10 documentos para identificar qual é o documento que ele procura (ou contar com a sorte de abrir e ser o primeiro). Como não podemos contar com a sorte, procure palavras que identifiquem “do que se trata” e que diferenciem o arquivo dos outros sobre o mesmo assunto.

2 – Siglas

Siglas só devem ser utilizadas para nomear arquivos se forem comuns de serem utilizadas há algum tempo. Por exemplo: INSS. É uma cultura nacional que INSS significa “Instituto Nacional do Seguro Social”. Mas imagine a seguinte situação. Você vai salvar um documento que se chama: “Boleto de Plano de Saúde Hospital Jesuíta referente ao mês de maio de 2019”. Neste caso, há quem tente abreviar para colocar todas as informações no nome do arquivo, mas isso não funciona. Como seria uma sigla para isso? “Bo. Pla. S. Hosp. Jes. Mai. 2019”? Muita informação e de maneira confusa para os olhos, não é mesmo?
Outro bom exemplo é pensar que a sigla para este documento poderia ser: “B. P. S. H. J. M. 2019”. Na hora você pode até achar que está fazendo um bom trabalho, mas depois vai se esquecer completamente do significado de cada letra. 
Evite criar siglas na hora de nomear o arquivo, pois a chance de você esquecê-las e depois ter que ficar um tempão decifrando-as é enorme!

3 – Não renomear quando vai salvar

Quando salvamos conteúdos da internet é comum eles virem com nomes cheios de letras e números dispostos de maneira sem sentido, como “PhotoWdgEUhdjyhUJ67wjh6he8k8.jpg”. Salvamos a imagem e depois é um caos para procurá-la no PC, né? Já passei por isso.
Para resolver isso, adote a prática de sempre renomear arquivos que são salvos da internet. Assim você pode escolher um nome que vá facilitar a identificação desse arquivo quando precisar acessá-lo.

4 – Salvar várias cópias com o mesmo nome

Quem nunca fez um trabalho, que precisou ser salvo 10 vezes e ficou com 10 arquivos no computador com o nome “Trabalho de Tal matéria (1)”, “Trabalho de Tal matéria (2)”, “Trabalho de Tal matéria (3)”? Eu já! Inúmeras vezes.
Para isso, quando você tiver certeza de que não vai precisar do arquivo anterior, substitua-o pelo novo arquivo. Em geral, os programas perguntam se você quer salvar com o mesmo nome, então basta escolher esta opção.
Uma boa dica, caso você precise manter as cópias antigas, é criar um padrão de versões para o documento, como fazem para softwares. Você pode nomear o seu arquivo como “Documento 1.0” na primeira vez e quando fizer uma alteração, pode renomeá-lo de “Documento 1.1”. Dessa forma, você saberá que por estar mudando o nome da ‘versão’ do arquivo manualmente, o último arquivo é o mais atual.
Quando não tomamos cuidado ao (re)nomear os arquivos no computador, a chance de não o encontrarmos depois é enorme.
O tratamento da informação antes de um arquivo ser salvo, permite que a informação fique organizada, facilitando seu dia a dia, evitando dores de cabeça no trabalho, na faculdade e na vida!
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